Inbox Zero：整理收件匣與回覆草稿的 AI 郵件助理

白話說明：Inbox Zero 是用來做什麼的？

Inbox Zero 是支援 Gmail、Google Workspace 與 Outlook 的 AI 郵件助理。你可以把它想成信箱裡的整理助手：把來信分好類，替需要回覆的郵件先準備草稿，再協助清理不常閱讀的電子報。你可以繼續使用原本的郵件介面，也能選擇 Inbox Zero 獨立提供的郵件軟體。

它適合每天被客戶詢問、會議邀請、行銷信與系統通知打斷的人。主要價值是減少判斷、分類和起草的重複工作；重要回覆的事實與承諾，仍需要自己確認。

用規則整理新郵件，讓待辦更容易辨識

Assistant 以「條件＋動作」處理來信。用英文描述某類郵件應如何處理，再閱讀系統產生的規則。例如，將電子報加上標籤並封存，或替符合條件的詢問產生回覆草稿。除了語意條件，也能使用寄件者、收件者和主旨等靜態欄位。

可用動作包含標籤、資料夾、封存、草稿、寄送或轉寄等，實際支援取決於郵件服務與連結的應用程式。不要只看規則名稱；應檢查它是否真的會對外寄信。

規則主要處理新來信，歷史郵件則使用另外的批次清理工具。分開處理這兩件事，更容易確認一次設定究竟改變了什麼。

用自己的口吻回覆，並追蹤尚未結束的對話

自動草稿會放進草稿資料夾，這個功能本身不會自行寄出。在 Assistant → Settings 可設定語氣、篇幅、個人指示和簽名，並透過知識庫提供常見問題所需的固定背景。

Draft confidence 控制起草門檻。選擇較嚴格的設定，可以讓助理跳過不確定的回答。追蹤提醒會協助找出對方未回覆或自己尚未回覆的對話，並可依設定準備後續草稿。

連結 Google 或 Outlook 日曆後，約時間的回覆可以參考實際空檔。請檢查哪些日曆參與衝突判斷、每週可用時間和時區，以免把不完整的行程當成完整可用時間。

批次取消訂閱與封存舊信

Bulk Unsubscribe 依寄件者整理電子報與行銷信，顯示郵件量及閱讀情況。先看清楚寄件者，再勾選多個對象處理：

• 有取消訂閱連結時，Unsubscribe 可處理退訂並封存既有信件，或開啟寄件者的退訂頁面。
• 沒有連結時，Block 會封存既有與未來來信，並不代表已從對方名單移除。
• 想繼續收看的來源可用 Approve 保留。
• 封存後仍能搜尋；刪除則移至垃圾桶，復原通常更麻煩。

Bulk Archive 可依電子報、收據、通知等寄件者類別處理累積郵件。Analytics 提供主要寄件者、郵件量、回覆時間和規則活動，協助找出收件匣雜訊的來源。操作差異可查閱官方取消訂閱說明。

第一次使用：從連結信箱到驗證規則

1. 登入並連結 Gmail 或 Outlook，閱讀要求的權限。每個信箱有獨立規則和設定。
2. 開啟 Assistant 完成引導，檢查預設規則的條件與動作。
3. 先建立範圍明確的標籤或封存規則，從容易驗證的情境開始。
4. 用 Test All 測試應該符合與不應符合的郵件。這項測試不會執行動作。
5. 新信到達後查看 History，誤判時用 Fix 說明並修正。
6. 調整寫作風格與草稿信心門檻，檢查內容後再使用；確認分類穩定後，才增加寄送或轉寄規則。

官方入門文件提供完整路徑。若規則出錯，先停用並檢查紀錄，再修正條件。

免費郵件軟體與付費 AI 的界線

截至 2026 年 10 月 20 日核實，獨立郵件軟體可免費使用；託管 AI 套餐提供 7 天試用，需要信用卡。於試用期間取消可避免後續扣款。訂閱以使用者計費，有月繳與年繳選項；請在官方價格頁確認付款週期、當下金額及結帳條件，不將年繳換算數字當成通用月費。

Plus 與更高方案包含 Slack、應用程式整合、郵件摘要、自動整理附件及不限量知識庫等功能。附件可以存進選定的 Google Drive 或 OneDrive 資料夾，需另外授權。企業 SSO、SCIM 或內部部署需求則需洽詢銷售。

也可以設定自己的模型供應商 API Key，但這可能產生該供應商另外收取的費用。若只是偶爾寫一封信，應先判斷是否需要讓服務持續連結整個信箱。

資料隱私與自行架設條件

依隱私政策，服務會處理信件內容及中繼資料，第三方 AI 供應商可能為完成所請求的功能接收資料，但不得用來訓練模型。完整郵件正文不會永久保存；寄件者資訊、歷史摘要與自動化所需資料仍可能保存。因此，不用於訓練不等於完全不讀取或不保留資料。

敏感資料設定可允許、遮蔽或阻擋偵測到的登入憑證與信用卡號，但不能保證每次都能偵測完整。不再使用時可撤銷 Google 或 Microsoft 連結；刪除 Inbox Zero 帳號是另一項操作。

官方提供自行架設文件，不過現行授權條款附有軟體商業化限制，且組織若有至少 5 名業務使用者，需要企業授權。公開原始碼與可自行架設，並不代表任何規模都能免費商用。

常見問題

支援 Gmail 和 Outlook 嗎？需要換軟體嗎？

支援 Gmail、Google Workspace 與 Outlook。可以保留原本介面，獨立郵件軟體是額外選項；各信箱設定需分別檢查。

免費的是郵件軟體，還是 AI？

兩者不同。郵件軟體免費，託管 AI 試用後依方案收費；摘要、附件整理等能力也受方案範圍影響。

AI 會直接把信寄出去嗎？

自動草稿本身不會寄出。但已啟用規則可能包含自動寄送或轉寄動作，必須逐條確認設定。

要停止讀取信箱，應該怎麼做？

可在 Inbox Zero 或郵件供應商的安全設定撤銷授權。如果還要刪除服務帳號，需要另行操作，並依隱私政策了解資料保留情形。

官方資源與開發者支援

• 產品文件：功能與設定說明。
• 官方 GitHub 倉庫：原始碼、部署與問題回報。
• 官方支援：帳號和使用問題。