readywhen：追蹤承諾與客戶後續工作的 AI 工作助理

readywhen 在做什麼？先用白話說清楚

readywhen 是協助小型企業經營者追蹤工作約定的 AI 工作助理。它讀取你授權連結的工具，找出「答應了誰、要交付什麼、什麼時候完成」，再幫忙準備提醒和後續訊息。例如你承諾週五寄出更新報價，這件事就能從原本的郵件往來中被整理出來，而不是只留在記憶裡。

它主要面向自己也參與日常營運的老闆，包括工作室、顧問、代理商、服務業和小型軟體團隊。適不適合的關鍵，在於客戶聯絡、供應商協調和交付承諾是否常分散在不同管道。

先確認會議與郵件資料能不能連得起來

官方資料列出 Gmail、Outlook、行事曆、Slack 和 Notion 等來源。每個連接器可讀取的內容、可執行的動作和所需權限不同，應以實際工作空間及該連接器的說明為準。

會議部分使用 Google Meet、Granola、Fathom 等工具已產生的筆記或逐字稿，readywhen 不會派錄音機器人加入會議。若沒有留下紀錄，或該資料沒有開放存取，就不能預期它知道口頭約定的內容。

WhatsApp 是以活躍使用者優先體驗的方式介紹，尚不能確認所有帳號都能使用。本次未核實原生應用程式、公開 API、匯出格式及介面語言，這份繁體中文介紹不代表產品已提供繁體中文介面。

把承諾連同客戶背景一起整理

助理會將約定與等待的人、期限及後續進展連在一起。工作空間中的工作記憶則保存客戶、供應商和先前承諾的相關背景，方便下一次繼續處理。

例如，客戶再次詢問修改稿時，你需要的是找到當初答應的範圍和交付日期，再準備回覆。官網也展示查找舊報價和準備帳款提醒等用途。這些結果都應與原始資料對照，尤其是價格、日期和交付條件，不能只因為草稿語氣流暢就直接採用。

用每日簡報決定先處理哪件事

早間簡報會整理承諾、等待回覆的人及建議優先處理的工作，同時交代理由。你可以根據目前的客戶關係和進度檢查排序，而不必照單全收。

官方情境包括客戶通話前回顧背景，以及通話後起草約定的下一步。這讓整理資訊有機會接到實際的後續工作；但如果承諾沒有出現在可存取的來源，仍可能需要人工補查。

用 Gmail 實際檢查一次回覆草稿

官方 Gmail 連結指南記載的流程是：

1. 在工作空間選擇 “Connect Gmail”。
2. 檢查 OAuth 要求的讀取與草稿權限。
3. 選擇要納入的收件匣或標籤。
4. 在 Gmail 草稿匣檢查準備好的文字，回頭比對原始對話。
5. 修改收件人、金額、期限及語氣，確認內容正確後再批准寄出。

Gmail 文件明確表示寄送需要使用者同意。不過，通用使用條款也描述了不同動作模式，包括 “act and notify”。其他連接器的設定要各自核實；公司帳號也可能需要管理員批准，不能把個人帳號的接入速度當成所有組織都適用的條件。

隱私：不訓練模型與不交給服務商處理是兩回事

供應商表示工作空間資料不會用來訓練 AI 模型，存取範圍沿用已連結工具的既有權限。官方資料同時說明歐盟託管，以及傳輸中和儲存時的加密。

隱私政策另載明，會議逐字稿可能透過 Anthropic Claude API 處理，服務商可為安全目的保留輸入最長 30 天。簡報等衍生結果在帳號存續期間保留，部分帳務資料可能依法保存更久。連結機密客戶資料前，應一併確認授權、組織內部規範和目前的資料保留條件。

常見問題

readywhen 可以免費使用嗎？

截至 2026 年 10 月 21 日核實，官方說明將 Beta 列為免費、不限量且不需信用卡。測試版的結束日期與之後價格尚未核實，並非永久免費承諾。

會自動寄出 Gmail 郵件嗎？

Gmail 文件描述的是準備草稿並取得明確批准。其他連接器的動作模式應分別檢查。

會有機器人加入會議錄音嗎？

不會。它使用現有工具產生的會議筆記或逐字稿，前提是來源可存取且有足夠紀錄。

公司資料會用來訓練 AI 嗎？

供應商表示不會。提供服務所需的第三方處理仍可能發生，應依隱私政策理解處理方與保留期間。

官方資料與支援

• 安全與存取權限說明：查看供應商聲明的保護措施。
• 聯絡 readywhen 團隊：確認連接器、開放範圍及測試版條件。

營運方為 Oliva Health Ltd。