Ayven: AI voor projectmanagement en teamafspraken

Wat doet Ayven? Een uitleg zonder vaktaal

Ayven is een AI-assistent voor projectmanagement die vooral het werk tussen mensen organiseert. Denk aan een vraag die nog bij een collega ligt, een ticket waarvan niemand de voortgang heeft gecontroleerd of een document dat op informatie van meerdere teams wacht. Ayven vraagt door, houdt bij wie aan zet is en koppelt de voortgang terug.

De dienst van Alknoma Ltd werkt in Slack en Microsoft Teams, met een webapp voor onder meer instellingen en integraties. Dat past bij teams die hun bestaande werkplek willen blijven gebruiken. Ayven neemt terugkerende opvolging op zich; het team blijft verantwoordelijk voor besluiten en de inhoudelijke beoordeling van het werk.

Van losse vraag naar controleerbare opvolging

Begin met één duidelijke afspraak, bijvoorbeeld een probleem uit een klantgesprek dat als technische taak moet worden opgepakt. Een bruikbare opdracht bevat de aanleiding, het gewenste resultaat en een datum.

1. Installeer de officiële Slack-app en nodig Ayven uit in het gekozen kanaal. Voor Teams beschrijven de instructies het downloaden en uploaden van een app-pakket via Apps → Manage your apps → Upload an app.
2. Noem @Ayven in de betreffende discussie en leg uit wat er moet gebeuren. Geef de verantwoordelijke mee als die al bekend is.
3. Gebruik eerst de eigen webtickets, of verbind Jira Cloud, Asana of YouTrack vanuit de webapp.
4. Controleer het voorstel voordat je het goedkeurt. Ayven zoekt naar vergelijkbare bestaande tickets; titel, beschrijving en prioriteit zijn tijdens de beoordeling aan te passen.
5. Controleer het aangemaakte werk in het juiste systeem. Als een missie aan het ticket is gekoppeld, telt het pas als afgerond wanneer de ticketstatus Done bereikt.

De uitleg over tickets en goedkeuring maakt de stappen concreet. Een afgeronde status laat zien wat het systeem heeft geregistreerd; beoordeel daarnaast of het resultaat werkelijk voldoet.

Voor werk dat weken duurt, gebruikt Ayven missies. Een missie kan openblijven, pauzeren voor ontbrekende informatie en na een antwoord verdergaan. Een afgesloten missie kan opnieuw openen als de omstandigheden veranderen. Zo blijft een afhankelijkheid zichtbaar nadat het oorspronkelijke chatgesprek uit beeld is geraakt.

Onderzoek gebruiken voor documenten en acties

Ayven kan interne documenten, het openbare web of beide doorzoeken. Internal gebruikt de verbonden documenten, External het web en Hybrid combineert beide. Hybrid is de standaardinstelling. De onderzoeksresultaten bevatten webbronnen, een indicatie van zekerheid en mogelijke vervolgvragen.

Je kunt bijvoorbeeld eerst een vraag over een project laten uitzoeken en daarna een overzicht voor het team laten maken. Ayven plant de documentstructuur, schrijft per onderdeel en toont wijzigingen ter goedkeuring. De gemaakte documenten worden geïndexeerd zodat ze later op inhoud teruggevonden kunnen worden.

Controleer bronnen en conclusies voordat je er besluiten op baseert. Wat Ayven intern kan vinden, hangt af van de opslag die je hebt verbonden en de toegang die je hebt gegeven. Er is ook ondersteuning voor GitHub, een HTTP-API en MCP-koppelingen voor geschikte AI-tools; die technische routes zijn optioneel.

Gratis tegoed en betaalde capaciteit

Voor een proef zijn twee grenzen belangrijk: hoeveel werk je kunt laten uitvoeren en hoeveel tegelijk. Op 13 oktober 2026 vermeldt het gratis abonnement 500 credits per maand, alle integraties, één autonoom slot en één interactief slot. Een voltooide uitvoering kost één credit.

Achtergrondwerk, zoals periodieke controles, gebruikt autonome slots. Rechtstreekse verzoeken via Slack of Teams gebruiken interactieve slots. Standard telt geen credits, maar heeft één autonoom en drie interactieve slots. Premium heeft drie autonome en vijf interactieve slots. Teamleden vallen onder hetzelfde abonnement, zonder prijs per afzonderlijke gebruiker.

Gratis credits worden maandelijks vernieuwd. Gekochte creditpakketten verlopen niet. Als de beschikbare credits op zijn, pauzeert Ayven totdat er weer tegoed beschikbaar is. Bekijk de abonnementen en creditpakketten voor de actuele tarieven en voorwaarden. Een maandbedrag bij jaarlijkse betaling betekent niet dat je maandelijks zonder jaarverplichting betaalt.

Toegang, goedkeuring en taalkeuze

Een ticket of document wijzigen vraagt normaal om goedkeuring. Je kunt bepaalde soorten wijzigingen automatisch laten goedkeuren. Berichten en statusreacties op te late tickets kunnen zelfstandig worden verstuurd; verwijderen blijft een handeling waarvoor een persoon nodig is.

De documentatie over teamkennis beperkt de analyse tot openbare werkruimtekanalen waarin Ayven is uitgenodigd. Privékanalen en directe berichten vallen buiten die profilering. De leverancier zegt gegevens niet voor modeltraining te gebruiken en beschrijft dat OAuth-toegang kan worden ingetrokken. Dat zijn nuttige grenzen, maar geen volledige specificatie van alle bewaartermijnen of contractuele verwerking.

De leverancier noemt Engels als sterkste taal, ook voor onderzoek. Test daarom Nederlandse opdrachten en vaktermen met een klein project. Een Nederlandstalige beschrijving van het product is geen garantie op dezelfde kwaliteit in iedere ondersteunde taal.

Veelgestelde vragen

Kan ik Ayven gratis gebruiken?

Ja. Het gratis abonnement geeft 500 credits per maand en vraagt geen creditcard. Het is geschikt om een beperkte werkwijze met je team uit te proberen, met de genoemde grenzen voor gelijktijdige uitvoering.

Heb ik naast Slack ook een projecttool nodig?

Nee. Ayven houdt vragen en eigen webtickets bij voordat je een externe tracker verbindt. Een koppeling is handig wanneer goedgekeurde taken juist in jullie bestaande Jira-, Asana- of YouTrack-omgeving moeten komen.

Worden onze gegevens gebruikt om AI te trainen?

Volgens de leverancier niet. Controleer daarnaast welke kanalen en bronnen je toegankelijk maakt. Voor specifieke eisen aan opslag en verwerking kun je aanvullende informatie bij de aanbieder opvragen.

Officiële hulp en documentatie

• Handleiding voor de eerste stappen: installeren en een eerste opdracht geven.
• Ondersteunde integraties en API-routes: bestaande systemen verbinden.
• Officieel ondersteuningsformulier: vragen over koppelingen, je account of facturen.